Unabhängig von dem gewählten Kanal erhält die hinweisgebende Person erhält zeitnah eine Eingangsbestätigung. Diese kann schriftlich per Email oder elektronisch über CrefoSupply erfolgen.
Zunächst wird im Rahmen einer Erstbewertung geprüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt, ob der geschilderte Vorgang insgesamt als plausibel und grundsätzlich möglich einzuschätzen ist und eine Verletzung eines Gesetzes oder eine schwerwiegende Verletzung einer internen Regel bedeuten könnte. Diese Erstprüfung wird durch das Compliance-Office der Creditreform Compliance Services GmbH (nachfolgend „CCS“) durchgeführt. Der Dialog ist auf Wunsch auch vollständig anonym möglich. Angaben zur Identität sind freiwillig. Alle Informationen werden über eine spezielle Verschlüsselungstechnik vor dem Zugriff unberechtigter Dritter gesichert.
Anschließend klärt die Risk & Compliance der Orizon einzelfallbezogen den Sachverhalt und versucht, alle wesentlichen Informationen dazu zusammenzutragen. Hinweise auf Verstöße bei unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern werden gemeinsam mit diesen untersucht. Erforderlichenfalls wird die Risk & Compliance mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, sofern sie ihrerseits den Kontakt ermöglicht, um den Sachverhalt besser zu verstehen. Je nach Komplexität des Sachverhalts wird sie auch die Dauer der Bearbeitung abschätzen.
Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von Menschenrechten oder der Umwelt unmittelbar bevorsteht oder bereits stattfindet, werden zeitnah geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen. Ob die Abhilfemaßnahmen umgesetzt wurden und wirksam zur Beendigung oder Minimierung von Gefahren führten, hält die Risk & Compliance nach.
Die hinweisgebende Person erhält Informationen über den Stand und Zeitrahmen der Bearbeitung. Darüber hinaus erhält sie auch bei Abschluss der Bearbeitung, wenn also der Sachverhalt so aufgearbeitet ist, dass die wesentlichen Informationen gesammelt und bewertet sind, im Rahmen des rechtlich Zulässigen eine Information über das Ergebnis.
Sollte der Sachverhalt aus sachlichen Gründen nicht weiterbearbeitet werden (etwa, weil der Sachverhalt schon bekannt ist und bereits geklärt wurde oder sich nicht als plausibel erwiesen hat), wird auch dies der hinweisgebenden Person – verbunden mit einer Begründung – mitgeteilt.