Beschwerdeverfahren gemäß §8 LkSG der Orizon-Gruppe

Zum 01.01.2023 ist das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) in Kraft getreten.

Ziel des Lieferkettengesetzes ist es, dass Unternehmen innerhalb der eigenen Organisation und entlang ihrer Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken identifizieren und nach Möglichkeit verhindern, mindestens jedoch die Auswirkungen einschränken. Dazu schreibt das Gesetz den betroffenen Unternehmen eine Reihe von Sorgfaltspflichten vor, unter anderem ein angemessenes Beschwerdeverfahren.

Das Beschwerdeverfahren soll zwei Funktionen erfüllen:

• Zum einen dient das Beschwerdeverfahren als Frühwarnsystem, über das Probleme erkannt und im besten Fall gelöst werden, bevor Menschen oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen.
• Zum anderen bieten Beschwerdeverfahren Zugang zu angemessener Abhilfe. So können Unternehmen bei unmittelbar bevorstehenden oder bereits eingetretenen Rechtsgutverletzungen auf diese Missstände aufmerksam gemacht werden und in der Folge wirksame Abhilfemaßnahmen ergreifen.

 Diese Verfahrensordnung gilt für folgende Gesellschaften (nachfolgend: „Orizon-Gruppe“):

• Orizon Holding GmbH

• Orizon GmbH

• Orizon Outsourcing GmbH

• Jobs in Time GmbH

• Otto Work Force Deutschland GmbH

• Orizon Hamburg GmbH

Alle Personen oder Personengruppen, die im eigenen Geschäftsbereich oder innerhalb der Lieferkette der Orizon-Gruppe potenziell oder tatsächlich von Menschenrechts- oder Umweltverletzungen betroffen sind bzw. derartige Verletzungen kennen, können Hinweise über das Beschwerdeverfahren abgeben.

Dazu zählen beispielsweise:

• (ehemalige) Mitarbeitende
• Mitarbeitende von unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten und Geschäftspartnern
• Kundinnen und Kunden
• Angehörige von Mitarbeitenden
• Gewerkschaften, Nichtregierungsorganisationen und andere Organisationen, die Kenntnis über Risiken oder Schäden erlangen und/oder Betroffene unterstützen

Hinweise oder Beschwerden können abgegeben werden, wenn ein potenzielles menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko besteht.

Bei einem menschenrechtlichen Risiko handelt es sich um eine Situation, in der es wahrscheinlich ist, dass ein verbotenes Verhalten in Bezug auf eines der unten aufgelisteten Menschenrechte droht oder bereits eingetreten ist:

• Kinderarbeit
• Zwangsarbeit
• Formen der Sklaverei
• Missachtung von Arbeitsschutzstandards
• Missachtung der Koalitionsfreiheit
• Diskriminierung und Gleichstellung von Beschäftigten
• Vorenthalten einer angemessenen Vergütung der Arbeitsleistung
• Menschenrechtsverletzungen durch Umweltschädigungen, Missachtung von Landrechten
• Gewalt durch private und öffentliche Sicherheitskräfte

Außerdem können Hinweise oder Beschwerden auf menschenrechtliche Risiken im Zusammenhang mit potenziellen Umweltschäden, die häufig mit Menschenrechtsrisiken einhergehen, abgegeben werden. Das betrifft insbesondere:

• Schädliche Bodenveränderungen
• Gewässerverunreinigungen
• Luftverunreinigungen
• Schädliche Lärmemissionen
• Übermäßiger Wasserverbrauch

und zwar dann, wenn sie natürliche Lebensgrundlagen beeinträchtigen, z. B. weil sie den Zugang zu Nahrung, Trinkwasser oder sanitären Anlagen oder die Gesundheit im Allgemeinen beeinträchtigen (z. B., wenn Chemikalien in Flüsse gelangen und das Trinkwasser für Anwohnerinnen und Anwohner verunreinigt würde).

Zudem kann auch auf umweltbezogene Risiken hingewiesen werden und zwar in den folgenden Fällen:

• Verbotene Verwendung von Quecksilber in Herstellungsprozessen (im Sinne des Minamata-Übereinkommens zur Eindämmung von Quecksilber-Emissionen)
• Verstoß gegen das Verbot bzw. die Einschränkung der Herstellung und des Gebrauchs von sog. persistenten organischen Stoffen (im Sinne des Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe)
•  Verstoß gegen das Gebot der Minimierung des grenzüberschreitenden Verkehrs mit Sonderabfällen und die umweltgerechte Entsorgung nahe beim Ort der Entstehung (im Sinne des Basler Übereinkommens über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle)

Die Orizon-Gruppe bietet folgende Beschwerdekanäle zur Abgabe von Beschwerden und Hinweisen über die unter 5. genannten Sachverhalte an:

• Online über ein elektronisches Hinweisgebersystem. Dieses verfügt über ein sicheres Postfach zur vollständigen und anonymen Kommunikation.
  Das Hinweisgebersystem ist unter folgendem Link erreichbar: Beschwerde Management
• Postalisch: Hinweise können an die folgende Adresse geschickt werden:
  Orizon Holding GmbH, Berliner Allee 28 C, 86153 Augsburg

Damit eine Meldung angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass die Meldung so konkret wie möglich ist. Hilfreich ist es, wenn bei der Meldung die „fünf W-Fragen“ berücksichtigt werden:

Wer? Was? Wann? Wie? Wo?

WER: Auf welche (Tochter-)Gesellschaft, welchen Geschäftspartner oder welchen Zulieferer bezieht sich die Beschwerde?

WAS: Was hat sich ereignet? Bitte schildern Sie den Vorfall so detailliert wie möglich.

WANN: Wann hat sich der Vorfall ereignet?

WIE: Wie haben Sie davon Kenntnis erlangt? Wie hat sich der Vorfall abgespielt.

WO: Wo hat sich der Vorfall ereignet? Mit welchem Geschäftsbereich des Unternehmens steht das Fehlverhalten in Zusammenhang? Bspw. In der Produktionshalle, in der Abteilung etc.

Beschwerden können über das digitale Hinweisgebersystem von osapiens eingereicht werden. Nach Eingang eines Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung. Die Eingangsbestätigung wird in der Regel sofort versandt, gegebenenfalls kann sich der Versand der Eingangsbestätigung um bis zu zwei Wochen verzögern.

Nach Eingang des Hinweises wird der Hinweis zentral geprüft und einem Sachbearbeiter zugeteilt. Hinweise zu Gesellschaften der Orizon Holding GmbH werden gegebenenfalls an Sachbearbeiter bei der betroffenen Gesellschaft weitergeleitet. Der zuständige Sachbearbeiter pflegt den Kontakt mit der hinweisgebenden Person. Der zuständige Sachbearbeiter prüft den Sachverhalt und erörtert ihn gegebenenfalls mit der hinweisgebenden Person. Wird eine Verletzung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten festgestellt, leitet der zuständige Sachbearbeiter umgehend Abhilfemaßnahmen ein. Folgt aus einem Hinweis ein menschenrechts- oder umweltbezogenes Risiko, ohne dass eine Verletzung vorliegt, leitet der zuständige Sachbearbeiter Präventionsmaßnahmen ein. Hinweise werden im Rahmen der Risikoanalyse berücksichtigt. Die Ergebnisse der Sachverhaltsprüfung werden an die hinweisgebende Person kommuniziert, gegebenenfalls werden weitere Schritte mit der hinweisgebenden Person erörtert.

Hinweise werden in der Regel innerhalb von drei Monaten nach ihrem Eingang abschließend bearbeitet.

Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von Menschenrechten oder der Umwelt unmittelbar bevorsteht oder bereits stattfindet, werden unverzüglich geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen. Darüber hinaus werden

Präventionsmaßnahmen ergriffen, um weitere Rechtsverletzungen der gleichen Art zu verhindern beziehungsweise das Risiko dafür zu minimieren. Ob die Abhilfemaßnahmen umgesetzt wurden und wirksam zur Beendigung oder Minimierung von Gefahren führten, sowie die Implementierung von Präventionsmaßnahmen hält die Beschwerdestelle nach.
Sollte der Sachverhalt aus sachlichen Gründen nicht weiterbearbeitet werden (z. B., weil der Sachver-halt schon bekannt ist und bereits geklärt wurde oder sich nicht als plausibel erwiesen hat), wird auch dies der hinweisgebenden Person – verbunden mit einer Begründung – mitgeteilt. 

Bei Abschluss der Bearbeitung, d. h., wenn der Sachverhalt so aufgearbeitet ist, dass die wesentlichen Informationen gesammelt und bewertet sind, erhält die hinweisgebende Person im Rahmen des rechtlich Zulässigen eine Information über das Ergebnis.

Während des gesamten Verfahrens werden je nach Einzelfall individuelle Maßnahmen erarbeitet und ergriffen, um den Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Hinweisen zu gewährleisten. 
Ganz allgemein dienen folgende Maßnahmen zum Schutz der hinweisgebenden Person:

• Die Hinweise werden – während und nach Abschluss des Verfahrens – streng vertraulich behandelt. Namen, personenbezogene Daten oder sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden grundsätzlich nicht grundlos weitergegeben. Die Kommunikation, insbesondere mit Zulieferern, erfolgt anonymisiert oder pseudonymisiert, wenn dies zum Schutz notwendig ist oder die hinweisgebende Person das wünscht. 
• Wenn möglich und gewünscht, hält die Beschwerdestelle über das gesamte Verfahren Kontakt mit der hinweisgebenden Person und kann auf etwaige Anhaltspunkte für Benachteiligungen reagieren.
• Ungerechtfertigt benachteiligende Handlungen oder gar Bestrafungen von hinweisgebenden Personen aufgrund von oder im Zusammenhang mit Beschwerden oder Hinweisen werden von der Orizon-Gruppe nicht geduldet und sind – sofern sie im eigenen Geschäftsbereich auftreten – ggf. mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen verbunden.

Die Beschwerden werden von Risk & Compliance der Orizon-Gruppe bearbeitet. Bei Bedarf werden weitere Fachexperten hinzugezogen.

Die Mitarbeitenden der Beschwerdestelle sind unparteiisch, unabhängig, weisungsungebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet.