Über unser internes Hinweisgebersystem CrefoWhistle können alle Mitarbeiter täglich, rund um die Uhr und von jedem Ort aus, vertraulich kommunizieren.
Das Hinweisgebersystem erreichen Sie unter: https://orizon.crefowhistle.de/
Über das digitale Hinweisgeberportal können alle Mitarbeiter in den vertraulichen Dialog mit dem Compliance-Office der Creditreform Compliance Services (nachfolgend: CCS) eintreten. Der Dialog ist auf Wunsch auch vollständig anonym möglich. Angaben zur Identität sind freiwillig. Alle Informationen werden über eine spezielle Verschlüsselungstechnik auch technisch vor dem Zugriff unberechtigter Dritter gesichert.
Wann immer möglich, wird der Hinweisgeber ermutigt, seinen Namen unter die Anschuldigung zu setzen. Nichtsdestotrotz wird die Orizon anonyme Meldungen gebührend berücksichtigen und dabei die Glaubwürdigkeit und Schwere der aufgeworfenen Probleme sowie die Wahrscheinlichkeit berücksichtigen, dass die An-schuldigung durch die bereitgestellten Informationen und andere zurechenbare Quellen bestätigt wird. Bei anonymen Meldungen wird die hinweisgebende Person über die digitale Plattform über den Ausgang der Ermittlungen auf dem Laufenden gehalten.
Nach Abgabe eines Hinweises wird für jede hinweisgebende Person automatisch ein anonymisiertes Postfach eingerichtet, über das diese fortlaufend im Dialog mit dem Compliance-Office der CCS bleiben kann. Für die Einrichtung des Postfaches ist keinerlei Registrierung erforderlich. Die Angabe von Informationen zur Identität ist nicht erforderlich.
Eine vertrauliche Kommunikation mit dem Compliance-Office CCS ist auch telefonisch möglich.
Die Telefonnummer lautet: +49 (0)2131 – 109 3434
Diese Hotline ist montags bis donnerstags von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr sowie freitags von 08:00 bis 16:00 Uhr erreichbar.
Damit Ihre Meldung vom Compliance-Office der CCS angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass die Meldung so konkret wie möglich ist. Hilfreich ist, wenn Sie bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
WER:
Gibt es noch weitere Personen, die von dem Vorfall Kenntnis haben? Wenn ja, wer? Nennen Sie alle Personen, die in den Vorfall involviert sind.
WAS:
Was hat sich ereignet? Bitte schildern Sie den Vorfall so detailliert wie möglich.
WANN:
Wann hat sich der Vorfall ereignet?
WIE:
Wie haben Sie davon Kenntnis erlangt? Wie hat sich der Vorfall abgespielt?
WO:
Wo hat sich der Vorfall ereignet? Mit welchem Geschäftsbereich des Unternehmens steht das Fehlverhalten in Zusammenhang?
Bitte achten Sie als Hinweisgeber darauf, dass Ihre Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Erforderlichenfalls können einschlägige Personen innerhalb der Orizon um Rat gebeten werden, um die Anschuldigungen zu untersuchen, ohne Einzelheiten über die Meldung selbst preiszugeben. Möglicherweise kann auch die Unterstützung einer externen unabhängigen Partei in die Ermittlungen einbezogen werden.
Bei hinreichendem Anhaltspunkt für einen Compliance-Verstoß wird durch das Compliance Office der CCS eine unabhängige Erstprüfung des Sachverhalts vorgenommen. Im Anschluss erfolgt die Übergabe an Frau Ulitzka.
Sollte sich der Hinweis aus dem Hinweisgebersystem gegen Frau Ulitzka richten, ist die CCS berechtigt und verpflichtet, an Stelle der benannten Ansprechperson den Hinweis direkt an die Geschäftsführung oder ein weiteres Mitglied der Geschäftsleitung des Auftraggebers zu geben und den Sachverhalt mit diesem zu diskutieren. Sollte sich ein Hinweis gegen ein Mitglied der Geschäftsleitung ergeben, ist die CCS berechtigt und verpflichtet, neben der benannten Ansprechperson auch die Gesellschafterversammlung zu involvieren.
Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung über den Eingang des Hinweises. Dieser wird im geschützten Postfach der digitalen Meldestelle CrefoWhistle hinterlegt. Im weiteren Verlauf werden erforderlichenfalls Rückfragen an die hinweisgebende Person gestellt, um den Sachverhalt gemeinsam bestmöglich aufzuklären.
Die weiteren Untersuchungen und entsprechende Folgemaßen werden unter der Leitung/Koordinierung von Frau Ulitzka, eingeleitet. Fallweise kann ein Ausschuss zusammengestellt werden, um ein unabhängiges Verfahren zu gewährleisten. Der Hinweisgeber ist nicht für die Untersuchung der Angelegenheit verantwortlich. Es ist die Pflicht der Orizon, dafür zu sorgen, dass eine Untersuchung durchgeführt wird. Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 3 Monaten Rückmeldung, wie mit dem Hinweis verfahren wurde und in welchem Bearbeitungsstand sich der Hinweis aktuell befindet.