Organisation ist alles: Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)
In wenigen Minuten soll das Angebot für den Kunden fertig sein, da bricht plötzlich das Chaos los. Hier klingelt das Telefon, da das Diensthandy mit einer wichtigen Nachricht eines Kollegen, um dessen Anliegen Sie sich dringend kümmern müssen, und dann will auch noch der Bewerber für die freie Azubi-Stelle in Empfang genommen werden. Willkommen im Alltag der Kaufleute für Büromanagement.
Was Sie in diesem Beruf auszeichnet, ist dass Sie nie den Kopf verlieren, organisiert bleiben und Dinge schnell nach ihrer Wichtigkeit sortieren und abarbeiten. Und dabei immer genau und konzentriert bleiben. Denn Fehler dürfen Sie sich am Schreibtisch genauso wenig erlauben wie die Kollegen in Fertigung und Service.
Was müssen Kaufleute für Büromanagement können?
Die Berufsbezeichnung der Kaufleute für Büromanagement gibt es erst seit wenigen Jahren und sie umfasst die früheren Ausbildungsberufe der Bürokaufleute, Kaufleute für Bürokommunikation und Fachangestellte für Bürokommunikation. In manchen Betrieben gibt es auch die Bezeichnungen der kaufmännischen Fachkraft bzw. Bürokraft.
Wie auch immer man sie nennt, die Vertreter des Berufs sind wahre Multitalente, die organisieren, den Überblick über die Buchhaltung behalten und für tausend Fragen in der Firma als Ansprechpartner dienen. Sie nehmen Lieferungen entgegen, führen Inventurlisten, schreiben Briefe, Rechnungen und Angebote, buchen Dienstreisen, kümmern sich um Messeauftritte, leiten in der Telefonzentrale Kunden und Geschäftspartner an die richtigen Kollegen weiter. Kurzum: bei Ihnen laufen die Fäden eines jeden Unternehmens zusammen.
Ihre Aufgabenbereiche als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement:
- Organisation von Firmenbelangen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen
- Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern
- Buchhalterische Aufgaben
- EDV-unterstützte Pflege von Daten jeder Art
Dafür benötigen Sie nicht nur ein gigantisches Organisationsgeschick, sondern auch eine ganze Menge Flexibilität und Improvisationstalent. Häufig können Sie am Abend nicht einschätzen, was der nächste Tag bringt und vielleicht ist es sogar das, was Sie an Ihrem Job so lieben?
Ihre Rolle im Betrieb
Was das Organisieren und Überblick behalten angeht, macht Ihnen so schnell niemand etwas vor. Und das ist auch gut so, denn Sie tragen, je nach Art, Branche und Größe Ihres Unternehmens von Zeit zu Zeit eine ganz schöne Verantwortung.
Wer in kleineren Unternehmen arbeitet, ist als kaufmännische Fachkraft häufig die rechte Hand von Chef oder Chefin, in Großbetrieben ist es oft die Spezialisierung, auf die es ankommt. Hier können Sie mit Ihrer Qualifikation genauso im Personalbereich arbeiten wie in Buchhaltung und Einkauf. Oder Sie führen als Assistenz von Abteilungsleitern die Geschicke ganzer Geschäftsbereiche. Dabei ist es Ihre Aufgabe, sich um alles zu kümmern, was Kollegen und Vorgesetzte organisatorisch nicht schaffen – und manchmal auch das Unmögliche möglich zu machen.
Alltag als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement
Kann man überhaupt von Alltag sprechen in einem Arbeitsbereich, in dem wahnsinnig viel davon abhängt, was jeder einzelne Tag mit sich bringt? Hier müssen Sie auf einen Telefonanruf reagieren, da ein Angebot schreiben, das ein Außendienstmitarbeiter soeben an Land gezogen hat, hier eine Fortbildung oder Geschäftsreise buchen und im nächsten Moment ein unvorhergesehenes Problem lösen, dass Chefin oder Chef nur Ihnen anvertrauen würden.
So vielseitig wie die Branchen, in denen Sie arbeiten können, sind auch die Betätigungsfelder und nicht mal die Grundannahme, dass man den Großteil seines Tages am Schreibtisch verbringt, stimmt tatsächlich immer. Ihr Alltag bedeutet kurzum: Auf alles vorbereitet zu sein.
Arbeitgeber und Weiterbildung
Als Fachkraft für Büromanagement trifft auf Ihren Beruf etwas zu, das im gesamten Arbeitsleben nahezu einzigartig ist. Sie werden in jeder einzelnen Branche und in so gut wie jedem Betrieb gebraucht. Ein fantastisches Gefühl, oder?
Für Sie bedeutet das, dass Sie beim Wahl Ihres Arbeitgebers auch auf eigene Vorlieben hören können. Begeistert Sie eine bestimmte Branche oder ein bestimmter Arbeitsschwerpunkt? Sie haben durchaus die Möglichkeit, das bei Ausschreibungen zu beachten und bei der Wahl eines neuen Jobs speziell auf Ihre eigenen Interessen einzugehen.
Weiterbildungsmöglichkeiten sind:
- Fortbildung als Betriebswirt/in
- Fortbildung als Fachwirt/in
- Studium, z.B. der Betriebswirtschaftslehre
Aufsteigen können Sie als Bürokauffrau oder Bürokaufmann je nach Ihrem Betrieb aber auch durch Spezialisierung. Wer sich über Jahre intensiv und zuverlässig um Personalsachen gekümmert hat, kann durchaus darauf hoffen, auch früher oder später zum Leiter seiner Personalabteilung aufzusteigen.
Tipps für Ihre Bewerbung
In Ihrem späteren Berufsalltag steht als eine der wichtigsten Aufgaben Kommunikation im Vordergrund. Wo, wenn nicht in Ihrer Bewerbung, haben Sie die ideale Möglichkeit, Ihr Talent dafür zu beweisen? Zeigen Sie Ihrem künftigen Arbeitgeber Ihre Begeisterung fürs Organisatorische, Ihre Vielseitigkeit und Flexibilität sowie Ihr Interesse für seine Branche. Ihre Wortwahl zeigt ihm dabei Ihr Kommunikationsgeschick von ganz allein. Nur wer mit dem Gesamtpaket überzeugen kann, hat in diesem vielseitigen und verantwortungsvollen Berufsfeld die besten Chancen.
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