Schritt für Schritt zu besserem Zeitmanagement
Zeitmanagement im Job

Zeitmanagement – So wird Ihr Arbeitstag entspannter

Ihre Aufgaben stapeln sich auf dem Tisch und Sie gehen regelmäßig gestresst und mit dem Gefühl nach Hause, dass Sie nicht genug geschafft haben? Schlechtes oder schlicht nicht vorhandenes Zeitmanagement könnte der Grund dafür sein! Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, mit welchen Maßnahmen Sie sich organisieren können, um mit deutlich weniger Stress durch den Tag zu kommen und gleichzeitig mehr zu schaffen.

Was ist Zeitmanagement eigentlich?

 

Der Definition nach geht es beim Zeitmanagement darum, sich die vorhandene Zeit bestmöglich einzuteilen. Sie managen also natürlich nicht die Zeit selbst, sondern die Nutzung der Zeit, die Ihnen für die Erledigung Ihrer Aufgaben zur Verfügung steht.

8 Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement

Wenn Sie gehofft haben, dass Sie hier den einen Kniff finden, um zukünftig ein erfolgreicherer „Zeitmanager“ zu werden, müssen wir Sie leider enttäuschen. Gutes Zeitmanagement besteht aus verschiedenen Komponenten, die zumeist erst in Kombination ihr volles Potenzial entfalten. Eine Reihe dieser Methoden, Techniken und Verhaltensweisen stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor. Los geht es mit allgemeinen Tipps zum Zeitmanagement und für effektives Arbeiten, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre zur Verfügung stehende Zeit besser zu organisieren.

1. Legen Sie To-do-Listen an

Es ist völlig egal, ob Sie klassisch mit Stift und Papier Notizen machen, um Ihre Aufgaben zu erfassen, oder digitale Lösungen wie beispielsweise Trello dafür nutzen. Wichtig ist nur, dass Sie alle anfallenden Aufgaben an einer Stelle sammeln, um sich einen schnellen Überblick verschaffen zu können und die Aufgaben erst einmal aus dem Kopf zu bekommen. Gleichzeitig bildet eine solche To-do-Liste die Grundlage für einige weitere Maßnahmen.

2. Lernen Sie zu priorisieren

Nach der Auflistung aller Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste kann es hilfreich sein, diese zu priorisieren. Oftmals reicht schon ein ganz einfaches System aus, um die nötige Struktur in die eigene Arbeit zu bringen. Mit nur drei Dringlichkeitsgraden (zum Beispiel „unwichtig“, „normal“ und „wichtig“) haben Sie bereits ein einfaches Hilfsmittel, um sich selbst eine Reihenfolge für die Abarbeitung Ihrer Aufgaben zu schaffen. Die größte Hürde ist, zu Beginn ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Aufgabe mit welchem Dringlichkeitsgrad versehen werden muss. Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Ihnen dabei helfen:

  • Wartet Jemand auf die Fertigstellung? (Kunde, Chef, Kollegin, …)
  • Gibt es eine Deadline?
  • Sind positive Ergebnisse beim Abschluss oder negative Konsequenzen beim Ausbleiben eines Abschlusses zu erwarten?

Mit minimaler Übung läuft die Priorisierung der Aufgaben nach kurzer Zeit ganz von alleine und ohne, dass Sie noch groß darüber nachdenken müssen.

3. Planen Sie – (möglichst) langfristig

Haben Sie alles notiert und priorisiert, ist es sinnvoll, die Bearbeitungszeit der einzelnen Aufgaben anhand der eigenen Erfahrung einzuschätzen. Dabei sollten Sie gerade zu Beginn nicht zu knapp planen und lieber einen angemessenen Puffer einbauen. So können Sie auf ungeplante Unterbrechungen reagieren.

Sie können auch versuchen, Ihre Einschätzungen zu präzisieren, indem Sie eine App für die Zeiterfassung zur Hilfe nehmen. Eine der simpelsten dürfte Timelog sein. Im Prinzip handelt es sich hierbei um eine ganz einfache Stoppuhr. Wenn Sie sich einen kostenlosen Account anlegen, können Sie aber auch unterschiedliche Aktivitäten speichern und messen.

Auf Grundlage Ihrer geplanten zeitlichen Aufwände können Sie dann Ihren Arbeitstag oder besser noch die ganze Woche planen. Vergessen Sie auch hierbei nicht, Pausen und Puffer für Unerwartetes einzuplanen. Auf diese Weise werden Sie wesentlich häufiger entspannt in den Feierabend gehen können. Und wenn Sie über einen Plan für die gesamte Woche verfügen, müssen Sie sich auch keine Sorgen machen, am nächsten Arbeitstag von Ihren Aufgaben erschlagen zu werden.

Vergessen Sie aber bitte nicht, Ihre Planung zumindest in groben Zügen auch mit Ihren Kollegen zu teilen. Wenn Niemand vorher weiß, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum nicht verfügbar sind, kann das am Ende Probleme und Stress für alle Beteiligten bedeuten.

4. Zerlegen Sie große Aufgaben in ihre Einzelteile

Werden Sie vor eine komplexe Aufgabe gestellt, fällt es vielen Menschen sehr schwer, einen Anfang zu finden, um die Aufgabe effektiv anzugehen. Daher ist es in einem solchen Fall ratsam, die „Mammut-Aufgabe“ in leichter zu bearbeitende Stücke zu zerlegen. Arbeiten Sie mit Etappenzielen und arbeiten Sie sich so stetig voran in Richtung Fertigstellung des Großprojektes.

5. Sorgen Sie für eine Deadline

Ein gewisser Druck durch einen vorgegebenen Zeitpunkt, an dem eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, hilft den meisten Menschen dabei, sich auf die zu erledigende Aufgabe zu fokussieren. Eine solche Vorgabe muss aber nicht zwangsläufig vom Vorgesetzten kommen. Sie können sich auch einfach selbst einen entsprechenden Zeitpunkt festlegen. Bleiben Sie aber auch hier bitte realistisch, damit der sanfte Druck nicht zu selbstgemachtem Stress wird.

6. Sagen Sie auch mal „Nein“

Wenn Sie sich eine Weile mit Ihren Aufgaben und der dafür benötigten Zeit beschäftigt haben, wird es Ihnen deutlich leichter fallen, Ihre eigenen Grenzen zu erkennen und ggf. auch mal Anfragen von Kollegen abzulehnen. Wie Sie am besten „Nein sagen“ im Job, verrät der verlinkte Artikel.

7. Delegieren Sie Aufgaben

Sollten Sie während Ihrer Arbeit feststellen, dass Sie sich doch mehr Aufgaben zugemutet haben, als Sie bewältigen können, ist es keine Schande, Aufgaben abzugeben. Wenn Sie am liebsten immer alles selbst erledigen möchten, bedarf es hierfür dennoch ein wenig Überwindung. Wir möchten Sie aber dazu ermuntern, es zu üben. Am einfachsten klappt dies zum Anfang mit Aufgaben, die Sie als „unwichtig“ eingeordnet haben. So können Sie sich schrittweise auch der Abgabe von Aufgaben nähern, von denen Sie bisher glaubten, sie als Einziger erledigen zu können. Langfristig wird die Arbeit so für alle Beteiligten angenehmer (dabei setzen wir natürlich voraus, dass niemand den größten Teil seiner Aufgaben abgibt, um sich einen entspannten Tag zu machen).

8. Schaffen Sie sich einen „Arbeitsmodus“

Wenn Sie alle bisherigen Tipps beherzigen, haben Sie schon sehr gute Chancen, künftig keine Probleme mehr mit der Erfüllung Ihrer Aufgaben zu haben. Allerdings gibt es trotz allem noch ein großes Risiko: Ablenkungen. Sie können vielfältig sein und sind von Mensch zu Mensch sehr unterschiedlich. Daher ist die nachfolgende Liste auch nicht abschließend, sondern soll Ihnen lediglich dabei helfen, ein Gespür für mögliche Ablenkungen zu entwickeln, um sie vermeiden zu können:

Ein geordneter Arbeitsplatz – Sorgen Sie dafür, dass Sie vor Beginn Ihrer „Arbeitsphase“ alles griffbereit haben, was Sie für ein angenehmes Arbeiten benötigen. „Getränke und Snacks holen“ sind Klassiker, um eine unnötige Unterbrechung zu rechtfertigen.

Das (private) Mobiltelefon – Kurz mal E-Mails kontrollieren, die neusten Nachrichten ansehen oder per Whatsapp den Abend planen. Das ist alles absolute Normalität geworden. Aber jedes Mal, wenn das Smartphone sich meldet, werden Sie der Versuchung erliegen und nachsehen, was es Neues gibt. Damit werden Sie aus Ihrem Arbeitsfluss gebracht. Die einfachste Lösung: Komplett lautlos schalten, außer Sichtweite aufbewahren und nur während Ihrer geplanten Pausen überhaupt in die Hand nehmen.

Anrufe – Wenn Kunden oder Kollegen sich per Telefon melden, ist das in aller Regel Teil des Jobs. Allerdings kann ein solcher Anruf Sie ebenfalls völlig aus dem Konzept bringen. Einfach nicht rangehen ist aber in den wenigsten Fällen eine Möglichkeit. Sie können allerdings versuchen, sich mit Ihren Kollegen abzustimmen, sodass nur eine Person zurzeit „Telefondienst“ hat und alle anderen währenddessen konzentrierter arbeiten können. Feste, aber eingeschränkte Zeiten, zu denen Sie telefonisch erreichbar sind, oder die möglichst weitgehende Auslagerung auf E-Mails (die Sie nach Ihrem eigenen Rhythmus beantworten können), sind Alternative Strategien, um dieses Problem einzudämmen.

Musik – Während ein Teil der Menschen von Musik abgelenkt wird, hilft sie einem anderen Teil bei der Konzentration. Kopfhörer schirmen Sie von den Ablenkungen in Ihrer Umgebung ab (und andersherum natürlich auch die Kollegen von Ihrer gehörten Musik). Fangen Sie aber bitte hierbei nicht an, nach jedem Track einen neuen zu suchen, sondern greifen Sie auf Playlists zurück. Radio ist übrigens auch eher ungeeignet, da die Unterbrechungen dort (Werbung, Moderatoren, usw.) ebenfalls kontrapoduktiv sein können. Außerdem sollten Sie die Musik nicht zu laut stellen, sodass Sie das Telefon oder Kollegen, die Sie ansprechen, noch problemlos hören.

Erprobte Zeitmanagement-Methoden und Prinzipien

Nach diesem ersten Überblick möchten wir etwas tiefer gehen und Ihnen einige der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden vorstellen, die vor allem dabei helfen, das Thema Priorisierung anzugehen. Wir stellen Ihnen bewusst mehrere Methoden zu diesem Thema vor, da Sie wahrscheinlich mit einer dieser Methoden deutlich besser zurechtkommen, als mit den anderen. Welche es ist, hängt allerdings immer vom jeweiligen Menschen ab.

Das Pareto-Prinzip

Anfang des 20. Jahrhunderts entdeckte der Italiener Vilfredo Pareto den nach ihm benannten Pareto-Effekt, der später auch als 80-20-Regel bekannt wurde und heute geradezu ein Grundsatz ist, wenn es um das Thema Zeitmanagement geht. Das Pareto Prinzip besagt, dass mit 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent der Ergebnisse erzielt werden.

Mit einem Beispiel, wird es etwas anschaulicher: Sie nutzen 20% Ihrer Arbeitszeit, um Kunden zu gewinnen, die für 80% Ihres Umsatzes verantwortlich sind. Die restlichen 80% Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie mit anderen Dingen, die zwar notwendig sind (beispielsweise E-Mails beantworten, an Meetings teilnehmen, usw.), aber zum Ertrag Ihrer Arbeit nur wenig beisteuern. Diese Aufgaben können Sie natürlich nicht einfach weglassen, aber es hilft bereits, wenn Sie sich darüber bewusst sind, dass diese ertragsschwachen Aufgaben bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben als weniger wichtig eingestuft werden können.

Das Eisenhower-Prinzip

Bei der auch als Eisenhower-Matrix bekannten Methode geht es darum, Aufgaben nach den Kategorien „Wichtigkeit“ („wichtig“ oder „nicht wichtig“) und „Dringlichkeit“ („dringend“ oder „nicht dringend“) einzuteilen. Daraus ergeben sich vier mögliche Quadranten zur Einordnung einer Aufgabe.

Das Eisenhower-Prinzip in einer Matrix erklärt

Diese Methode ist sehr simpel und reicht in vielen Fällen schon aus, um die eigenen Aufgaben zu priorisieren. Allerdings hat sie auch Grenzen. Sollten Sie merken, dass Sie mit dieser Methode Probleme haben (zum Beispiel mit der Frage „Was ist wichtig?“), sollten Sie entweder unsere anderen Tipps zu Rate ziehen oder gleich eine andere Methode ausprobieren und herausfinden, ob diese eventuell besser für Ihre Anforderungen geeignet ist.

Die ABC-Analyse

Um Ihre Arbeitszeit sinnvoll einteilen zu können, macht es Sinn, sich einmal vor Augen zu führen, welche Arten von Aufgaben wie viel Ihrer Zeit beanspruchen. Eine Möglichkeit dafür ist die Durchführung einer sogenannten ABC-Analyse. Dabei notieren Sie eine Woche lang (oder wenn Ihre Aufgaben deutlich länger dauern auch über einen längeren Zeitraum) alle Aufgaben, die Sie erledigen und wie viel Zeit sie jeweils dafür aufwenden.

Anschließend nehmen Sie sich Ihre Notizen und teilen die Aufgaben in drei Kategorien:

A – sehr wichtige Aufgaben, von deren Erfüllung Ihre wichtigsten Kennzahlen (bspw. der Ertrag) abhängen

B – wichtig, aber die Erfüllung dieser Aufgaben zahlt nur indirekt auf Ihre wichtigsten Kennzahlen ein

C – Pflichtarbeiten, die erledigt werden müssen (Rechnungen an die Buchhaltung weiterleiten, Büromaterialien organisieren, usw.)

Nachdem Sie Ihre bereits erledigten Aufgaben den drei Kategorien zugeordnet haben, können Sie die jeweils benötigten Zeiten für Aufgaben einer Kategorie zusammenrechnen. So erhalten Sie am Ende einen Überblick, wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit für welchen Aufgabentyp benötigt wird.

In den allermeisten Fällen wird es so sein, dass Aufgaben der Kategorie C den größten Teil Ihrer Zeit beanspruchen. Wesentlich sinnvoller wäre es natürlich aber, wenn Sie deutlich mehr Zeit für Aufgaben aus den Kategorien A oder B nutzen könnten. In einer Führungsposition sollten Sie versuchen, zumindest einen Teil der Kategorie-C-Aufgaben zu delegieren. Wenn Ihnen das nicht möglich ist, bietet sich diese Methode immer noch an, damit Sie sich intensiv mit Ihren Aufgaben auseinandersetzen und so besser darin werden, die jeweilige Priorität einzuschätzen.

Die SMART-Methode

Wenn es darum geht, die zur Verfügung stehende Zeit zu organisieren, geht es gleichzeitig auch immer darum, sich selbst Ziele zu setzen. Eine bewährte Methode dafür ist die Nutzung der SMART-Kriterien. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele so zu formulieren, dass Sie sie mit großer Wahrscheinlichkeit auch erreichen werden:

S.M.A.R.T. Ziele definieren für eine bessere Selbstorganisation

S (spezifisch) – Formulieren Sie Ihre Ziele möglichst konkret und vermeiden Sie alles Unspezifische.

M (messbar) – Legen Sie vorab quantitative und/oder qualitative Maße fest, anhand derer sich Ihr Ergebnis bewerten lässt.

A (attraktiv) – Gestalten Sie Ihre Aufgaben so, dass Sie selbst noch Lust darauf haben, Sie zu erreichen. Falsch wäre es beispielsweise, wenn eine Aufgabe sich im gesetzten Zeitrahmen erledigen lässt, Sie dafür aber drei Wochen lang jeden Tag Überstunden machen müssen.

R (realistisch) – Planen Sie Ihre Ziele so, dass diese sowohl im zeitlichen Rahmen als auch im Hinblick auf die Ihnen zur Verfügung stehenden Mittel erreichbar sind.

T (terminiert) – Sorgen Sie für eine Deadline.

Was auf den ersten Blick gar nicht so schwer klingt, bedarf gerade zu Beginn doch etwas Übung. Wenn Sie den Dreh raushaben, wird es jedoch deutlich einfacher werden. Und dann wollen Sie diese Methode höchstwahrscheinlich nicht mehr missen.

Das ALPEN-Prinzip

Die ALPEN-Methode im Zeitmanagement

Wenn Sie sich Ihren Arbeitstag strukturieren möchten, ist die ALPEN-Methode mit Sicherheit ein spannender Ansatz.

  • Aufgaben/Termine aufschreiben (Legen Sie To-Do-Listen an)
  • Länge der Zeit schätzen, die Sie für die Erfüllung der Aufgaben benötigen
  • Puffer einplanen
  • Entscheiden, welche Aufgaben Priorität haben und welche nicht (siehe Lernen Sie priorisieren)
  • Nachkontrollieren, ob Ihre Planung funktioniert hat und bei Bedarf Anpassungen für den nächsten Tag ableiten

Fangen Sie einfach an

Nachdem wir Ihnen nun eine ganze Reihe an Techniken, Methoden und Möglichkeiten vorgestellt haben, mit denen Sie besseres Zeitmanagement betreiben können, haben Sie die Qual der Wahl. Legen Sie daher einfach los und probieren Sie den einen oder anderen Tipp aus. Vielleicht passen manche Herangehensweisen direkt perfekt zu Ihren Anforderungen. Falls nicht, probieren Sie einfach andere Methoden aus, bis Sie eine gefunden haben, mit der Sie persönlich gute Ergebnisse erzielen.

Dann heißt es „dran bleiben“ und nicht in alte Verhaltensmuster zurückfallen. Wenn Sie das schaffen, sollte dem regelmäßig pünktlichen Feierabend nichts mehr im Weg stehen. Falls dem nicht so ist, kann es tatsächlich daran liegen, dass Sie einfach mehr Aufgaben haben, als von einer Person zu bewältigen sind. In einem solchen Fall sollten Sie das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten suchen. Sind Sie selbst in einer Führungsposition, empfehlen wir noch einmal den Absatz „Delegieren Sie Aufgaben“. So oder so: Wir drücken Ihnen die Daumen, dass Sie Ihre Zeit zukünftig perfekt managen und sich so einen deutlich stressfreieren Arbeitstag schaffen.

CONTENT