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Teamassistenz (m/w/d)

Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird hier eine neutrale oder die männliche Form der Anrede genutzt. Natürlich sprechen wir aber grundsätzlich Personen jeden Geschlechts (m/w/d) an.

Ohne unsere Teamassistenten würde unsere tägliche Arbeit an vielen Stellen gewaltig ins Stocken geraten. Sie entlasten die Kollegen nicht nur bei vielen Aufgaben, sondern sorgen vielfach auch durch eigene Projekte dafür, dass wir gemeinsam vorankommen.

" Warum ich seit fast 20 Jahren bei Orizon arbeite? Weil…

… ich mich immer wohlgefühlt habe und immer sagen konnte „Ich gehe gern ins Büro!“
… meine KollegInnen auch Freunde sind,
… meine Arbeit mit all ihren Facetten interessant ist und Spaß macht,
… meine Arbeit wertgeschätzt wird,
… wir unseren Bürohund Lucy haben dürfen."

Priska Augustin, Teamassistenz Niederlassung Augsburg

WEB-PriskaAugustin

Durchstarten als Teamassistenz bei Orizon

Unsere Kollegen berichten in diesem Video, was ihnen bei der Arbeit als Teamassistenz bei Orizon besonders viel Freude bereitet.

Was ist eine Teamassistenz?

Als Teamassistenz werden Personen bezeichnet, die zum Beispiel bei der Arbeit an Projekten unterstützen oder auch administrative Aufgaben, das „klassische Sekretariat“, übernehmen. Dabei unterstützt sie, wie der Name schon sagt, keine einzelne Person, sondern das gesamte Team der jeweiligen Abteilung bzw. des jeweiligen Unternehmens bei seiner Arbeit.

Sekretärin, Assistentin und Office Managerin – alles das Gleiche?

Alle diese Jobtitel teilen ein Schicksal: Jeder Mensch hat eine grobe Vorstellung davon, was man in dem Job macht, aber das ist nirgendwo einheitlich definiert. So kommt es dazu, dass die Jobbezeichnungen insgesamt wenig aussagekräftig sind und erst die Aufgabenbeschreibungen zeigen, was Sie dort jeweils erwartet.

Es kommt nicht selten vor, dass zwei nahezu identische Aufgabenbeschreibungen bei zwei verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Jobtitel tragen. Daher können diese Stellentitel durchaus den gleichen Job meinen, müssen es aber keinesfalls.

Was macht eine Teamassistenz?

Wie oben bereits angedeutet, gibt es keine einheitliche Definition der Aufgaben, die Jemandem, der als Teamassistenz arbeitet, eindeutig zugewiesen werden. Daher haben wir Ihnen hier einen Überblick möglicher Aufgaben zusammengestellt. In welcher Konstellation diese Aufgaben jeweils anfallen, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.

Die Aufgaben einer Teamassistenz

Korrespondenz jeglicher Art, Termine für das Team vereinbaren oder manchmal auch einfach dafür Sorge tragen, dass alle Verbrauchsmaterialien im Büro nicht ausgehen – diese und ähnliche administrative Aufgaben sind in aller Regel das, was viele Außenstehende mit einer Tätigkeit im Assistenzbereich in Verbindung bringen. Das ist aber üblicherweise nur einer der Themenbereiche, der dazu zählen kann.

Entscheidungsvorlagen erstellen, Themen recherchieren oder Angebote für Kunden vorbereiten – die fachlichen Aufgaben können extrem vielfältig sein und hängen komplett von der Branche ab, in der Sie als Assistenz tätig sind. Abhängig von Ihren Interessen und den Möglichkeiten, die Ihnen die jeweilige Stelle einräumt, kann die fachliche Tätigkeit immer wieder auch der erste Schritt für den Quereinstieg in eine „Fachposition“ hinein sein.

Ob als Teamassistenz in der Personaldienstleistung oder ganz woanders: es ist absolut nicht ungewöhnlich, wenn auch klassische HR-Themen mit übernommen werden. Dabei können die Aufgaben von der Mitarbeiterverwaltung und allem, was dazugehört, bis hin zu Tätigkeiten aus dem Recruiting reichen.

Es gibt aber natürlich nicht nur Assistenzen, die im gesamten Team arbeiten, sondern auch solche, die direkt zur Unterstützung einzelner Personen eingestellt werden. Das ist häufig in der Geschäftsführung der Fall, kann mitunter aber auch bei Niederlassungsleitungen vorkommen.

Das konkrete Aufgabenfeld ist hierbei i.d.R. sehr ähnlich zu einer Teamassistenz. Sehr oft schwankt es hier aber vor allem sehr stark zwischen vorrangig administrativen Tätigkeiten oder inhaltlicher Unterstützung – abhängig von der jeweils vorgesetzten Person.

Oftmals haben Sie in einer solchen Position auch verstärkt eigene Projekte, die es zu managen gilt, während es in einer Teamassistenz oftmals stärker um Zuarbeit bei Projekten geht.

Was sollten Sie als Teamassistenz mitbringen?

Das klingt alles spannend, aber Sie sind sich noch nicht ganz sicher, ob Sie tatsächlich für den Job als Teamassistenz geeignet sind? Wir verraten Ihnen, welche Eigenschaften und Fähigkeiten Sie für einen erfolgreichen Einstieg in den Job mitbringen sollten.

Voraussetzungen für einen Job als Teamassistenz

CSR-Ressourcen

Üblicherweise wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung für die meisten Positionen als Teamassistenz vorausgesetzt. Sollte Ihre Ausbildung Branchenbezug haben, ist das sicherlich von Vorteil, aber in der Regel wird mehr Wert daraufgelegt, dass es menschlich passt.

Mitunter kann es auch vorkommen, dass ein abgeschlossenes Studium vorausgesetzt wird, gerne in BWL oder etwas Vergleichbarem. Besonders wenn starken Wert auf eine fachliche Assistenz gelegt wird, ist dies immer öfter der Fall.

Einen Job als Teamassistenz ohne Ausbildung zu finden, gestaltet sich mitunter schwierig, ist aber keinesfalls unmöglich. Genauso, wie auch beim Quereinstieg, sollten Sie in solchen Fällen klar darlegen können, dass Sie zumindest einen großen Teil der (fachlichen) Fähigkeiten bereits mitbringen und klare Bereitschaft dazu haben, sich ggf. noch fehlende schnell anzueignen.

Besonders in solchen Fällen, aber ggf. auch beim Einstieg aus einem anderen kfm. Beruf, kann bspw. ein IHK-Lehrgang ein probates Mittel sein, um die nötigen Kenntnisse vorzuweisen.

Benötigte Fähigkeiten als Teamassistenz

Wer in einem Job als Teamassistenz Erfolg und Spaß haben möchte, sollte einige Fähigkeiten mitbringen. Zu den aus unserer Sicht wichtigsten zählen unter anderem:

In Ihrem Job sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Team alles rund läuft. Das kann mitunter ziemlich herausfordernd sein und sich ohne ausreichende organisatorische Fähigkeiten sowie ein solides Selbstmanagement wie eine schier unlösbare Aufgabe anfühlen.

Sie sind die Stütze Ihres Teams und halten bestenfalls allen anderen den Rücken frei. Das kann natürlich nur dann klappen, wenn Sie sich auch regelmäßig austauschen. Wenn Sie nicht wissen, was die anderen benötigen oder umgekehrt auch keine Updates zu Ihren Themen weitergeben, wird’s schwierig für alle Beteiligten.

Es klingt so banal, aber tatsächlich ist dies eine der wichtigsten Fähigkeiten überhaupt als Teamassistenz. Um dem Team eine Unterstützung zu sein, muss sich jeder auf Sie verlassen können. Sie klären ein offenes Thema? Dann können alle anderen das als erledigt betrachten und warten ggf. nur auf Ihre Rückmeldung, ohne dass nochmals Jemand nachfragen muss. Schaffen Sie es, den anderen diese Sicherheit (begründet) zu vermitteln, wird sich in kürzester Zeit niemand mehr seinen Arbeitstag ohne Sie vorstellen können.

Wohl wenig überraschend zählt auch der sichere Umgang mit den Standard Office Programmen zu den Dingen, die Sie beherrschen sollten. Im besten Fall sind Sie sogar ein richtiger Experte für diese Tools und alle anderen wenden sich an Sie, wenn sie mal ein Problem damit haben. Je besser Sie sich mit diesen Tools auskennen, umso schneller und einfacher gehen Ihnen nämlich auch viele Ihrer täglichen Aufgaben von der Hand.

Der tatsächlich benötigte Umfang englischer Sprachkenntnisse hängt natürlich wieder von der konkreten Stelle ab. Es wird nicht immer nötig sein, dass Ihre Kenntnisse hierbei auch für umfangreiche Vertragsverhandlungen ausreichen. Sie sollten aber zumindest in der Lage sein, auch eingehende Anfragen auf Englisch zu verstehen und auch beantworten können. Besonders wenn ein Unternehmen international tätig ist, sind weitere Fremdsprachenkenntnisse ein klares Argument, das für Sie spricht.
Viele unserer Bewerber und Mitarbeiter kommen außerdem aus dem Ausland und können sich teilweise nur schwer auf Deutsch verständigen.

Dieser Punkt sollte selbstverständlich sein, aber besonders in der direkten Zusammenarbeit mit Geschäftsführern und Co muss man sich darauf verlassen können, dass Sie keine vertraulichen Informationen einfach so weitergeben.

Machen wir uns nichts vor: Der Job als Teamassistenz kann richtig stressig sein. Auf allen Kanälen kommen laufend neue Themen rein und das vor allem genau dann, wenn Sie noch eine bestimmte Deadline für bestehende Aufgaben einhalten müssen. Viele Ihrer Aufgaben sind nur bedingt planbar und es gibt so immer mal wieder Tage, die auch den organisiertesten Menschen zur Verzweiflung treiben können. Wird das zur Regel, gilt es natürlich, eine Lösung zu finden -  aber wenn so etwas mal vorkommt, sollten Sie damit schon umgehen können.

Wer bei Orizon anfängt, darf sich nicht nur auf tolle Kollegen und Kundenunternehmen freuen, sondern auch auf unsere Orizon PlusPunkte. Hierunter fallen alle unsere Mitarbeiter-Benefits. Hier ein erster Überblick:

Ihre Vorteile als interner Mitarbeiter bei uns

  • Gratifikation
    Großes Engagement und langjährige Zusammenarbeit sind uns viel wert. Als Anerkennung erhalten Dienstjubilare bei uns attraktive Sonderzahlungen.
  • Geburtstage und Lebensereignisse
    Ein neues Lebensereignis steht an? Wir freuen uns mit Ihnen: Zum Geburtstag, zur Hochzeit (oder Eintragung einer Lebenspartnerschaft) sowie bei der Geburt oder Adoption eines Kindes bekommen Sie von uns Gutscheine als Geschenk.
  • Kostenfreie Unterstützung für Sie und Ihre Angehörigen
    Wir sehen uns unseren Mitarbeitern gegenüber besonders in der Verantwortung und bieten ein kostenfreies und professionelles Beratungsprogramm für Sie und Ihre Angehörigen an (EAP = Employee Assistance Program). Qualifiziertes Fachpersonal unterstützt Sie rund um die Uhr online, persönlich oder telefonisch bei gesundheitlichen, persönlichen und beruflichen Fragestellungen – von der Bewältigung aktueller Krisensituationen bis hin zu finanziellen Themen, Suchtprävention oder familiären Anliegen.
  • Vorträge
    Orizon arbeitet deutschlandweit mit der AOK zusammen. Diese bietet in unseren Räumlichkeiten kostenlos Vortragsreihen zu Themen der Gesundheitsförderung an.
  • Fit durch den Alltag
    Um die Leistungsfähigkeit und das körperliche Wohlbefinden zu steigern, sollte jeder täglich eine ausreichende Menge an Flüssigkeit trinken. Als verantwortungsbe­wusster Arbeitgeber stellen wir daher in allen Niederlassungen/Büros Mineralwasser und andere Getränke kostenlos zur Verfügung.​​​​​
  • Betriebsärztliche Betreuung
    ​​​​​​​Eine umfassende qualifizierte arbeitsmedizinische Betreuung unserer Mitarbeiter stellt Orizon durch das Werksarztzentrum sicher. Alle Mitarbeiter werden bei allgemeinen medizinischen Problemen vor Ort bundesweit unterstützt – unabhängig davon, ob die Erkrankungen während, durch oder außerhalb der Arbeitszeit entstanden sind.

Alle Mitarbeiter von Orizon profitieren von besonderen Angeboten und satten Rabatten auf gleich zwei attraktiven Plattformen. Dabei kommen Sie in den Genuss deutlicher Preisnachlässe, bspw. bei Reisen, Mode- und Wohnartikeln, Freizeitaktivitäten oder Handytarifen. Als verantwortungsvolles Unternehmen unterstützen wir darüber hinaus den bewussten und nachhaltigen Konsum unser Mitarbeiter, sodass wir auch in diesem Bereich eine vielfältige Angebotsauswahl anbieten.

Das Auto der Umwelt zuliebe stehen lassen und mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren? Oder einfach mehr Bewegung in den Alltag bringen? Kein Problem: Mit dem von Orizon gesponserten Bike-Leasing können unsere internen Mitarbeiter nach erfolgreich beendeter Probezeit nicht nur etwas für ihre Gesundheit tun, sondern dazu auch noch Kosten sparen. 

Zusätzlich übernimmt Orizon als verantwortungsvoller Arbeitgeber den Versicherungsbeitrag „Premium“ – Sie können sich also darauf verlassen, dass Sie auch bei Diebstahl oder Beschädigung Ihres Dienstrades gut abgesichert sind.

Die fachliche und persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere interne Orizon Akademie bietet zahlreiche Instrumente, unter anderem Entwicklungsprogramme und Fachlaufbahnen, und unterstützt bei der Entfaltung Ihrer Potenziale. 

  • Effektive Einarbeitung
    Durch Fachseminare in unterschiedlichen Themengruppen bereitet die Orizon Akademie neue Mitarbeiter gezielt und effektiv auf ihre Tätigkeit bei Orizon vor. Gleich zu Beginn der Karriere bei uns nimmt jeder Einsteiger an einer Welcome-Veranstaltung teil, die an mehreren Tagen online stattfindet. Dort erläutern die Moderatoren und Fachreferenten unter anderem die Struktur, Strategie und Werte des Unternehmens. Darüber hinaus werden zentrale Fachbereiche und ihre Funktionen vorgestellt. „Training on the job“ erfolgt mit erfahrenen Kollegen in der Niederlassung und passenden (Fach-) Seminaren.​​​​​​​
     
  • Training nach Maß
    Die Orizon Akademie trainiert unsere Mitarbeiter hinsichtlich der spezifischen Anforderungen unserer einzelnen Geschäfts- und Funktionsbereiche. In maßgeschneiderten Schulungen vermitteln unsere Trainer detailliertes Fach- und Prozesswissen und liefern das erforderliche Know-how für die tägliche Arbeit.
     
  • Kostenfreie Lernplattform zur individuellen Nutzung
    Als Erweiterung des Angebots unserer Orizon Akademie finden sich auf der kostenfreien Online-Lernplattform unseres Partners eine Vielzahl an Trainings und Lerneinheiten. Alle Inhalte sind modern und übersichtlich aufbereitet und rund um die Uhr zum selbstorganisierten Lernen verfügbar – sowohl in der Freizeit als auch in einem festgesetzten Rahmen während der Arbeitszeit.

Jobs als Teamassistenz bei Orizon

Aktuell haben wir folgende offene Stellen im Bereich Teamassistenz zu besetzen:

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Der passende Job ist gerade nicht dabei?

Auch wenn wir gerade keine passende Stelle ausgeschrieben haben, freuen wir uns trotzdem, von Ihnen zu hören!

Bewerben Sie sich einfach hier initiativ für eine interne Stelle bei uns:

Noch Fragen?

Sie haben vorab noch offene Fragen? Dann melden Sie sich einfach bei unserem internen Recruiting-Team - die Kollegen helfen jederzeit gern weiter!

So erreichen Sie unser internes Recruiting-Team

Nicole Westerholz

HR Business Partnerin

Telefon: +49 821 50991-723

E-Mail: n.westerholz@orizon.de