Teamassistenz (m/w/d)

Korrespondenz jeglicher Art, Termine für das Team vereinbaren oder manchmal auch einfach dafür Sorge tragen, dass alle Verbrauchsmaterialien im Büro nicht ausgehen – diese und ähnliche administrative Aufgaben sind in aller Regel das, was viele Außenstehende mit einer Tätigkeit im Assistenzbereich in Verbindung bringen. Das ist aber üblicherweise nur einer der Themenbereiche, der dazu zählen kann.

Entscheidungsvorlagen erstellen, Themen recherchieren oder Angebote für Kunden vorbereiten – die fachlichen Aufgaben können extrem vielfältig sein und hängen komplett von der Branche ab, in der Sie als Assistenz tätig sind. Abhängig von Ihren Interessen und den Möglichkeiten, die Ihnen die jeweilige Stelle einräumt, kann die fachliche Tätigkeit immer wieder auch der erste Schritt für den Quereinstieg in eine „Fachposition“ hinein sein.

Ob als Teamassistenz in der Personaldienstleistung oder ganz woanders: es ist absolut nicht ungewöhnlich, wenn auch klassische HR-Themen mit übernommen werden. Dabei können die Aufgaben von der Mitarbeiterverwaltung und allem, was dazugehört, bis hin zu Tätigkeiten aus dem Recruiting reichen.

Es gibt aber natürlich nicht nur Assistenzen, die im gesamten Team arbeiten, sondern auch solche, die direkt zur Unterstützung einzelner Personen eingestellt werden. Das ist häufig in der Geschäftsführung der Fall, kann mitunter aber auch bei Niederlassungsleitungen vorkommen.

Das konkrete Aufgabenfeld ist hierbei i.d.R. sehr ähnlich zu einer Teamassistenz. Sehr oft schwankt es hier aber vor allem sehr stark zwischen vorrangig administrativen Tätigkeiten oder inhaltlicher Unterstützung – abhängig von der jeweils vorgesetzten Person.

Oftmals haben Sie in einer solchen Position auch verstärkt eigene Projekte, die es zu managen gilt, während es in einer Teamassistenz oftmals stärker um Zuarbeit bei Projekten geht.

In Ihrem Job sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Team alles rund läuft. Das kann mitunter ziemlich herausfordernd sein und sich ohne ausreichende organisatorische Fähigkeiten sowie ein solides Selbstmanagement wie eine schier unlösbare Aufgabe anfühlen.

Sie sind die Stütze Ihres Teams und halten bestenfalls allen anderen den Rücken frei. Das kann natürlich nur dann klappen, wenn Sie sich auch regelmäßig austauschen. Wenn Sie nicht wissen, was die anderen benötigen oder umgekehrt auch keine Updates zu Ihren Themen weitergeben, wird’s schwierig für alle Beteiligten.

Es klingt so banal, aber tatsächlich ist dies eine der wichtigsten Fähigkeiten überhaupt als Teamassistenz. Um dem Team eine Unterstützung zu sein, muss sich jeder auf Sie verlassen können. Sie klären ein offenes Thema? Dann können alle anderen das als erledigt betrachten und warten ggf. nur auf Ihre Rückmeldung, ohne dass nochmals Jemand nachfragen muss. Schaffen Sie es, den anderen diese Sicherheit (begründet) zu vermitteln, wird sich in kürzester Zeit niemand mehr seinen Arbeitstag ohne Sie vorstellen können.

Wohl wenig überraschend zählt auch der sichere Umgang mit den Standard Office Programmen zu den Dingen, die Sie beherrschen sollten. Im besten Fall sind Sie sogar ein richtiger Experte für diese Tools und alle anderen wenden sich an Sie, wenn sie mal ein Problem damit haben. Je besser Sie sich mit diesen Tools auskennen, umso schneller und einfacher gehen Ihnen nämlich auch viele Ihrer täglichen Aufgaben von der Hand.

Der tatsächlich benötigte Umfang englischer Sprachkenntnisse hängt natürlich wieder von der konkreten Stelle ab. Es wird nicht immer nötig sein, dass Ihre Kenntnisse hierbei auch für umfangreiche Vertragsverhandlungen ausreichen. Sie sollten aber zumindest in der Lage sein, auch eingehende Anfragen auf Englisch zu verstehen und auch beantworten können. Besonders wenn ein Unternehmen international tätig ist, sind weitere Fremdsprachenkenntnisse ein klares Argument, das für Sie spricht.
Viele unserer Bewerber und Mitarbeiter kommen außerdem aus dem Ausland und können sich teilweise nur schwer auf Deutsch verständigen.

Dieser Punkt sollte selbstverständlich sein, aber besonders in der direkten Zusammenarbeit mit Geschäftsführern und Co muss man sich darauf verlassen können, dass Sie keine vertraulichen Informationen einfach so weitergeben.

Machen wir uns nichts vor: Der Job als Teamassistenz kann richtig stressig sein. Auf allen Kanälen kommen laufend neue Themen rein und das vor allem genau dann, wenn Sie noch eine bestimmte Deadline für bestehende Aufgaben einhalten müssen. Viele Ihrer Aufgaben sind nur bedingt planbar und es gibt so immer mal wieder Tage, die auch den organisiertesten Menschen zur Verzweiflung treiben können. Wird das zur Regel, gilt es natürlich, eine Lösung zu finden -  aber wenn so etwas mal vorkommt, sollten Sie damit schon umgehen können.

• Gratifikation
  Großes Engagement und langjährige Zusammenarbeit sind uns viel wert. Als Anerkennung erhalten Dienstjubilare bei uns attraktive Sonderzahlungen.
• Geburtstage und Lebensereignisse
  Ein neues Lebensereignis steht an? Wir freuen uns mit Ihnen: Zum Geburtstag, zur Hochzeit (oder Eintragung einer Lebenspartnerschaft) sowie bei der Geburt oder Adoption eines Kindes bekommen Sie von uns Gutscheine als Geschenk.

• Kostenfreie Unterstützung für Sie und Ihre Angehörigen
  Wir sehen uns unseren Mitarbeitern gegenüber besonders in der Verantwortung und bieten ein kostenfreies und professionelles Beratungsprogramm für Sie und Ihre Angehörigen an (EAP = Employee Assistance Program). Qualifiziertes Fachpersonal unterstützt Sie rund um die Uhr online, persönlich oder telefonisch bei gesundheitlichen, persönlichen und beruflichen Fragestellungen – von der Bewältigung aktueller Krisensituationen bis hin zu finanziellen Themen, Suchtprävention oder familiären Anliegen.
• Vorträge
  Orizon arbeitet deutschlandweit mit der AOK zusammen. Diese bietet in unseren Räumlichkeiten kostenlos Vortragsreihen zu Themen der Gesundheitsförderung an.
• Fit durch den Alltag
  Um die Leistungsfähigkeit und das körperliche Wohlbefinden zu steigern, sollte jeder täglich eine ausreichende Menge an Flüssigkeit trinken. Als verantwortungsbe­wusster Arbeitgeber stellen wir daher in allen Niederlassungen/Büros Mineralwasser und andere Getränke kostenlos zur Verfügung.​​​​​
• Betriebsärztliche Betreuung
  ​​​​​​​Eine umfassende qualifizierte arbeitsmedizinische Betreuung unserer Mitarbeiter stellt Orizon durch das Werksarztzentrum sicher. Alle Mitarbeiter werden bei allgemeinen medizinischen Problemen vor Ort bundesweit unterstützt – unabhängig davon, ob die Erkrankungen während, durch oder außerhalb der Arbeitszeit entstanden sind.

Alle Mitarbeiter von Orizon profitieren von besonderen Angeboten und satten Rabatten auf gleich zwei attraktiven Plattformen. Dabei kommen Sie in den Genuss deutlicher Preisnachlässe, bspw. bei Reisen, Mode- und Wohnartikeln, Freizeitaktivitäten oder Handytarifen. Als verantwortungsvolles Unternehmen unterstützen wir darüber hinaus den bewussten und nachhaltigen Konsum unser Mitarbeiter, sodass wir auch in diesem Bereich eine vielfältige Angebotsauswahl anbieten.

Das Auto der Umwelt zuliebe stehen lassen und mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren? Oder einfach mehr Bewegung in den Alltag bringen? Kein Problem: Mit dem von Orizon gesponserten Bike-Leasing können unsere internen Mitarbeiter nach erfolgreich beendeter Probezeit nicht nur etwas für ihre Gesundheit tun, sondern dazu auch noch Kosten sparen. 

Zusätzlich übernimmt Orizon als verantwortungsvoller Arbeitgeber den Versicherungsbeitrag „Premium“ – Sie können sich also darauf verlassen, dass Sie auch bei Diebstahl oder Beschädigung Ihres Dienstrades gut abgesichert sind.

Die fachliche und persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere interne Orizon-Akademie bietet zahlreiche Instrumente, unter anderem Entwicklungsprogramme und Fachlaufbahnen und unterstützt bei der Entfaltung Ihrer Potenziale. 

• Effektive Einarbeitung
  Durch Fachseminare in unterschiedlichen Themengruppen bereitet die Orizon-Akademie neue Mitarbeiter gezielt und effektiv auf ihre Tätigkeit bei Orizon vor. Gleich zu Beginn der Karriere bei uns nimmt jeder Einsteiger an einer Welcome-Veranstaltung teil, die an mehreren Tagen online stattfindet. Dort erläutern die Moderatoren und Fachreferenten unter anderem die Struktur, Strategie und Werte des Unternehmens. Darüber hinaus werden zentrale Fachbereiche und ihre Funktionen vorgestellt. „Training on the job“ erfolgt mit erfahrenen Kollegen in der Niederlassung und passenden (Fach-) Seminaren.​​​​​​​
   
• Training nach Maß
  Die Orizon-Akademie trainiert unsere Mitarbeiter hinsichtlich der spezifischen Anforderungen unserer einzelnen Geschäfts- und Funktionsbereiche. In maßgeschneiderten Schulungen vermitteln unsere Trainer detailliertes Fach- und Prozesswissen und liefern das erforderliche Know-how für die tägliche Arbeit.
   
• Kostenfreie Lernplattform zur individuellen Nutzung
  Als Erweiterung des Angebots unserer Orizon-Akademie finden sich auf der kostenfreien Online-Lernplattform unseres Partners eine Vielzahl an Trainings und Lerneinheiten. Alle Inhalte sind modern und übersichtlich aufbereitet und rund um die Uhr zum selbstorganisierten Lernen verfügbar – sowohl in der Freizeit als auch in einem festgesetzten Rahmen während der Arbeitszeit.